مراحل تشکیل و ثبت شرکت
فهرست محتوا
مراحل تشکیل و ثبت شرکت
شرکت از اجتماع دو یا چند شریک یا سهامدار و یا موسس که دارای هدف مشترکی برای رسیدن به یک هدف واحد تشکیل می گردد ،اطلاق می شود و از زمانی تشکیل می شود که دو یا چند نفر قصد تشکیل آن را داشته باشند . بنابراین هدف آنها تشکیل است ولی از نظر قوانین و ضوابط اداری می بایست چندین مرحله طی شود تا شرکت در دفاتر ثبت اداره ثبت شرکت ها ثبت شود . ثبت شرکت به عنوان اقدام نهایی در تاسیس شرکت محسوب می شود . طبق ماده 95 قانون تجارت که ثبت کلیه شرکت های تجاری را الزامی دانسته ، ثبت شرکت کامل کننده تمام شرایط تشکیل و از جمله شرایط شکلی می باشد . مرجع ثبت شرکت ها در تهران ، « اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری» و در شهرستان ها «ادارات ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری» است . در این مقاله سعی بر این داریم تا به بررسی مراحل تشکیل و ثبت شرکت بپردازیم .
مراحل تشکیل و ثبت شرکت – مراحل تشکیل شرکت
شکل گیری شراکت دو یا چند نفر به یکی صور اختیاری و قهری یا اجباری امکان پذیر می باشد و شرکت اختیاری در قالب یکی از اشکال زیر تشکیل می شود :
- انعقاد قرارداد بین دو یا چند نفر در خصوص شراکت با میل، اراده و رغبت شرکاء
- پذیرش ارادی یک شیء(مال) به عنوان اجرت یا حقوق مالکانه مشترک شرکاء
- ترکیب و امتزاج اموال شرکا
طبق ماده 573 قانون مدنی”شرکت اختیاری در نتیجه عقدی از عقود حاصل می شود یا در نتیجه عمل شرکاء از قبیل امتزاج اختیاری یا قبول مالی مشاعاَ در ازاء عمل چند نفر و نحو این ها”
مراحل تشکیل و ثبت شرکت – شرایط اختصاصی تشکیل شرکت
برای تشکیل شرکت که معمولاَ مبتنی بر تهیه و تدوین شرکتنامه می باشد شرایط و ضوابطی چند باید مورد توجه قرار گیرد تا علاوه بر تحقق موارد قانونی،نوع و نحوه همکاری شرکاء نیز ترسیم و تبیین شود. بنابراین علاوه بر شرایط عمومی عقد قرارداد،موارد ویژه ای نیز تحت عنوان شرایط اختصاصی تدوین شده است که متقاضیان تشکیل شرکت می بایست آن ها را رعایت کنند که عبارتند از :
- وجود شرکاء : برای تشکیل شرکت حداقل وجود دو شریک الزامی می باشد و از آنجا که یک نفر نمی تواند به تنهایی شرکت تشکیل دهد بنابراین تاسیس شرکت مستلزم شراکت دو یا چند شریک است . اما قانون محدودیتی برای سقف تعداد شرکاء تعیین نکرده است.
- همکاری شرکاء : تمایل به همکاری شرکاء نیز لازمه شکل گیری شرکت می باشد و این همکاری معمولاَ از طریق تودیع سرمایه(خرید سهام)و حضور در مجامع و جلسات تجلی پیدا می کند.
- اشتغال به فعالیت تجاری : اشتغال شرکاء یا کارگزاران آن ها به معاملات تجارتی که مصادیق آن ها در ماده 2 قانون تجارت منعکس است نیز از ضروریات تشکیل شرکت می باشد .
- تودیع سرمایه : تامین سرمایه مورد نیاز شرکت که در قالب آورده نقدی و غیر نقدی شرکاء(سهامداران)محقق می شود نیز از جمله شروط لازم برای ایجاد شرکت است .
- تقسیم سود و زیان : نحوه تقسیم سود و زیان قبل از آغاز فعالیت شرکت باید برای شرکاء روشن باشد و بدیهی است که معمولا نسبت تقسیم سود و زیان بین شرکاء مساوی باشد یعنی یک شریک به همان میزان که سود می برد در زیان نیز سهیم باشد.تعیین این مهم بر عهده اساسنامه شرکت می باشد .
مراحل تشکیل و ثبت شرکت – مراحل ثبت شرکت
مراحل ثبت شرکت عبارتند از :
- اولین مرحله جهت ثبت یک شرکت،انتخاب موضوع شرکت می باشد و موضوع شرکت چیزی است که شرکت برای آن تاسیس شده باشد.موضوع شرکت باید مشروع و متضمن منافع عقلانی باشد مگر از موارد ابطال شرکت خواهد بود.مدیران نمی توانند در عمل از حد موضوع شرکت تجاوز کنند و در صورت تجاوز ،عمل آن ها اثر قانونی ندارد و در صورت تفریط یا تعدی کلیه مدیران متضامناً مسئول خسارت صاحبان سهام هستند . اگر موضوع فعالیت فرد نیازمند به اخذ مجوز باشد اخذ مجوز از ارگان های مربوطه ضروری می باشد .
- سپس می بایست نوع شرکت خود را تعیین کرد و لازم به ذکر است که شرکت های تجاری مطابق ماده 20 قانون تجارت می توانند در یکی از قالب های سهامی اعم از خاص و عام، با مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی، مختلط اعم از سهامی و غیر سهامی به ثبت برسند.انتخاب نوع و قالب شرکت به اهداف اعضا در آینده و نوع فعالیت افراد،میزان مسئولیت هر یک از شرکا و تعداد افراد عضو بستگی دارد.
- پس از انتخاب نوع شرکت، می بایست سرمایه شرکت تعیین شود .سرمایه از مهمترین عوامل تجارت بوده و بزرگ ترین وسیله جلب منفعت می باشد . هر شرکت باید دارای سرمایه باشد تا بتواند نتیجه ای از عملیات خود که تجارت است برده و منتفع شود.اهمیت شرکت های تجاری را از سرمایه آن ها می توان درک کرد و برای سرمایه حداکثری تعیین نشده و شرکا به هر مقدار که بتوانند ممکن است سرمایه را افزایش دهند. .لازم به ذکر است که در قانون تجارت حداقل میزان سرمایه 1/000/000 ریال تعیین شده است.
- سپس مدت فعالیت شرکت را باید تعیین کرد.شرکت ممکن است برای مدت محدودی به عنوان مثال 6 یا 12 سال تشکیل شود و نیز ممکن است برای مدت نا محدودی باشد.در صورتی که برای مدت معین باشد باید آن مدت معلوم شود و اثر آن این است که با رسیدن تاریخ و انقضا مدت، شرکت به خودی خود منحل و برچیده می شود.ماده 83 اصلاحی ، هر گونه تغییر در مواد اساسنامه را در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده قرار داده و مسلم است که مدت شرکت نیز یکی از موارد مذکور در اساسنامه می باشد .از این رو مجمع عمومی می تواند مدت را تمدید و یا این که به ملاحظاتی مدت شرکت را تقلیل دهد.
- مرکز اصلی شرکت و نشانه صحیح آن تعیین شود .مرکز اصلی شرکت همان مرکز اداره آن است که معمولاً مجامع عمومی در آن جا تشکیل و مدیران و بازرسان در آن جا انجام وظیفه می کنند .مرکز اصلی شرکت که در واقع اقامتگاه شرکت می باشد و از نظر ابلاغ اخطاریه ها و دادخواست ها و اوراق رسمی اهمیت دارد و اگر شرکت غیر از مرکز اصلی چند مرکز دیگر برای عملیات فنی یا غیره داشته باشد ، از نظر مقامات قانونی و اشخاص ثالث فقط مرکز اصلی مورد توجه بوده و سایر مراکز مربوط به مناسبات داخلی شرکت می باشد . همچنین اگر شرکت شعبه یا شعباتی داشته باشد و در اساسنامه قید شود باید محل آن ها تعیین شود .
- سپس می بایست مدارک لازم برای ثبت هر نوع از شرکتی که مورد نظر است فراهم شود و این مدارک می بایست به صورت دقیق تکمیل شود.
مراحل تشکیل و ثبت شرکت
مراحل تشکیل و ثبت شرکت – مدارک مورد نیاز جهت ثبت هر یک از شرکت ها
مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت سهامی خاص عبارتند از :
- دو برگ اظهارنامه شرکت(فرم چاپی)
- دو جلد اساسنامه شرکت
- دو نسخه از صورتجلسه مجمع عمومی موسسین
- دو نسخه از صورتجلسه هیات مدیره با امضای مدیران منتخب
- فتوکپی شناسنامه کلیه سهامداران و بازرسین
- ارائه گواهی پرداخت حداقل 35 درصد از سرمایه شرکت از بانکی که حساب شرکت در شرف تاسیس در آن جا افتتاح شده است.
- ارائه تقویم نامه کارشناس رسمی دادگستری(اگر آورده شرکت غیر نقدی منقول و یا غیر منقول باشد)
- ارائه مجوز در صورت نیاز(بنا به اعلام اداره ثبت شرکت ها)
- ارائه اصل سند مالکیت(اگر اموال غیر منقول جزء سرمایه شرکت باشد)
مدارک لازم برای ثبت شرکت سهامی عام به شرح زیر می باشد :
مرحله اول: (مرحله تشکیل و تحصیل اجازه پذیره نویسی)
- 2 نسخه طرح اعلامیه پذیره نویسی که بایستی به امضاء کلیه موسسین رسیده باشد
- 2 نسخه طرح اساسنامه تکمیل شده
- تصویر برابر با اصل مدارک احراز هویت موسسین
- اصل گواهی بانکی مبنی بر پرداخت سرمایه (حداقل 35 درصد از 20 درصد سرمایه تعهد شده
- 2 نسخه اظهارنامه ی تکمیل شده
- اصل مجوز فعالیت از مراجع ذیربط در مواردی که ثبت موضوع نیاز به مجوز داشته باشد.
- اصل مجوز اولیه از سازمان بورس و اوراق بهادار
- تکمیل فرم تعیین نام به ترتیب اولویت نام پیشنهادی های و همچنین فیش واریزی مربوطه
مرحله دوم : (مرحله ایجاد و ثبت شرکت های عام سهامی)
- 2 نسخه صورتجلسه مجمع عمومی موسسین متضمن تصویب اساسنامه تعیین، اعضاء هیئت مدیره،انتخاب بازرسان و روزنامه های کثیرالانتشار
- 2 نسخه صورتجلسه هیات مدیره
- 2 نسخه اساسنامه که به تصویب مجمع عمومی موسس رسیده باشد.
- اصل گواهی بانکی مبنی بر پرداخت حداقل 35 درصد از سرمایه شرکت(در صورتی که قسمتی از سرمایه موسسین به صورت غیر نقدی باشد)
- اصل مجوز سازمان بورس و اوراق بهادار(مجوز ثانویه)
مدارک مورد نیاز ثبت شرکت با مسئولیت محدود عبارتند از :
- تکمیل فرم تعیین نام
- کارت ملی برابر اصل کلیه سهامداران (برابر اصل در مراجع قضایی یا دفاتر اسناد رسمی انجام می شود)
- فتوکپی برابر اصل شناسنامه شرکاء و مدیران
- شرکت نامه 2 برگ و تکمیل آن و امضا ذیل شرکت نامه توسط کلیه سهامداران
- اساسنامه 2 جلد و امضا زیر تمام صفحات آن توسط کلیه سهامداران
- تقاضانامه ثبت شرکت با مسئولیت محدود در 2 برگ و تکمیل آن و امضا ذیل تقاضانامه توسط کلیه سهامداران
- صورت جلسه مجمع عمومی موسسین و هیئت مدیره 2 نسخه که به امضا سهامداران و بازرسین رسیده باشد
- تاییدیه هیئت مدیره اشخاص حقوقی سهامدار،مبنی بر غیر دولتی بودن آن
- اخذ و ارائه مجوز در صورت نیاز
- معرفی نامه نمایندگان،در صورتی که سهامداران و اعضا هیئت مدیره از بین اشخاص حقوقی باشند و ارائه تصویر روزنامه رسمی آگهی تاسیس یا آخرین تغییرات آن
- گواهی عدم سوء پیشینه برای کلیه اعضا
- ارائه مجوز در صورت نیاز بنا به تشخیص کارشناس اداره ثبت شرکت ها
مدارک لازم برای ثبت شرکت تضامنی به قرار زیر است :
- 2 نسخه اساسنامه تکمیل شده
- 2 نسخه تقاضانامه تکمیل شده
- 2 نسخه شرکتنامه تکمیل شده
- اصل مجوز فعالیت از مراجع ذی ربط در مواردی که ثبت موضوع نیاز به مجوز داشته باشد .
- تکمیل فرم تعیین نام به ترتیب اولویت نام های پیشنهادی و همچنین فیش واریزی
- ارائه اصل گواهی عدم سوءپیشینه جهت امضای هیئت مدیره،مدیر عامل
- تصویر برابر با اصل مدارک احراز هویت کلیه ی شرکاء، مدیران و هیات نظار (در مواردی که تعداد شرکا بیش از 12 نفر باشند)
- 2 نسخه صورتجلسه هیات مدیره
- 2 نسخه صورتجلسه مجمع عمومی موسسین
- اصل وکالتنامه وکیل دادگستری در صورتی که ثبت شرکت توسط وکیل صورت پذیرد
مدارک لازم برای ثبت شرکت مختلط غیر سهامی به شرح زیر است :
- یک نسخه مصدق از شرکت نامه
- اسامی شرکت یا شرکای ضامن که سمت مدیریت دارند.
- یک نسخه مصدق از اساسنامه (اگر باشد)
مدارک لازم برای ثبت شرکت نسبی عبارتند از :
- دو نسخه اساسنامه تکمیل شده
- دو نسخه تقاضانامه تکمیل شده
- دو نسخه شرکتنامه تکمیل شده
- اصل مجوز فعالیت از مراجع ذیربط در مواردی که ثبت موضوع نیاز به مجوز داشته باشد.
- تکمیل فرم تعیین نام به ترتیب اولویت
- ارائه اصل گواهی عدم سوء پیشینه جهت اعضاء هیات مدیره،مدیر عامل
- تصویر برابر با اصل مدارک احراز هویت کلیه شرکا ،مدیران و هیات نظار(در مواردی که تعداد شرکا بیش از 12 نفر باشد)
- دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی موسسین
- دو نسخه صورتجلسه هیات مدیره
- اصل وکالتنامه وکیل دادگستری در صورتی که ثبت شرکت توسط وکیل انجام می شود .
مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت مختلط سهامی به قرار زیر است :
- یک نسخه مصدق از اساسنامه
- یک نسخه مصدق از شرکت نامه
- اسامی مدیر یا مدیران شرکت
- نوشته ای با امضای مدیر شرکت ،حاکی از تعهد پرداخت تمام سرمایه و پرداخت واقعی لااقل ثلث از آن
- سوابق مصدق از تصمیمات مجمع عمومی در موارد مذکور
- نوشته ای با امضای مدیر شرکت،حاکی از پرداخت تمام سرمایه ی نقدی شرکای ضامن و تسلیم تمام سرمایه ی غیر نقدی با تعیین قیمت حصه های غیر نقدی
مدارک لازم برای ثبت شرکت تعاونی عبارتند از :
- اساسنامه مصوب شرکت
- صورتجلسه اولین مجمع عمومی عادی،دایر بر تصویب اساسنامه و انتخاب اولین هیات مدیره و بازرس یا بازرسان
- دعوتنامه تشکیل اولین مجمع عمومی عادی
- مدارک مربوط به تقویم و تسلیم آن مقدار از سرمایه که به صورت جنبی بوده است
- فهرست اسامی و مشخصات داوطلبان تشکیل تعاونی
- فهرست اسامی حاضران در اولین مجمع عمومی عادی که حاوی امضای آن ها باشد.
- رسید پرداخت مقدار وجوه لازم التادیه سرمایه تعاونی،طبق اساسنامه
- فهرست اسامی و مشخصات و نشانی اعضای اولین هیات مدیره و بازرس یا بازرسان اعم از اصلی و علی البدل و مدیر عامل که حاوی امضای آن ها باشد.
- قبولی کتبی اعضای اولین هیات مدیره و بازرس یا بازرسان
- صورتجلسه راجع به جلسه اولین هیات مدیره دایر بر انتخاب رئیس و نایب رئیس و منشی هیات مدیره،انتخاب صاحبان امضاهای مجاز و اسامی و مشخصات آن ها و انتخاب مدیر عامل
- مجوز اداره تعاون
در مرحله بعدی متقاضیان با ورود به سامانه ثبت شرکت ها به نشانی http:sherkat.ssaa.ir ، فرم مربوطه را تکمیل نمایند و اوراق مربوطه را در این سامانه بارگذاری کنند. پس از طی این مراحل ، کارشناس حقوقی به بررسی اطلاعات وارد شده می پردازد و اگر دارای نقص باشد برای فرد در سامانه ابلاغ رفع نقص ارسال می شود و باید نقص را رفع کنند و در صورت عدم نقص اطلاعات ، آن را تاًیید می کند.پس از پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و اخذ تاًییدیه ی پذیرش ، باید نسخه اصلی صورت جلسات تنظیمی و ضمائم آن ها را از طریق باجه های پست به صورت سفارشی به آدرس ذکر شده در تاًییدیه ی پذیرش ارسال کنند و از مراجعه ی حضوری به منظور تحویل مدارک خودداری کرد.
سپس ، مسئول اداره ،دستور ثبت در دفتر ثبت شرکت ها را صادر می کند بنابراین اقدام بعدی ثبت شرکتنامه در دفتر ثبت شرکت ها می باشد.به ماده 47 قانون ثبت اسناد و املاک شرکت نامه باید در دفتر اسناد رسمی به ثبت برسد و الا طبق دستور ماده 48 همان قانون در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.زیرا ثبت شرکتنامه در دفاتر اسناد رسمی با وجود ثبت خود شرکت در اداره ثبت ، موجب پیچیدگی کار می شود و از این جهت به موجب مقررات مورخه 10 اسفند 1327 وزارت دادگستری به دوائر ثبت شرکت ها در مرکز و شهرستانها اجازه ثبت شرکتنامه داده شده و در حقیقت دفتر ثبت شرکتنامه در این مورد به منزله دفتر اسناد رسمی است . پس ثبت شرکتنامه ، رسمیت یافتن آن بین شرکا می باشد که در دفتر جداگانه به عمل می آید و شرکا تماماً ذیل ثبت را امضا و مطابقت ثبت را با اصل شرکتنامه تصدیق خواهند کرد.لازم به ذکر است که دفتر مذکور قانونی است و به امضای نماینده دادستان محل رسیده است . بنابراین متقاضی پیش نویس را نزد مسئول دفتر برده و مسئول دفتر شروع به ثبت شرکتنامه و پیش نویس آگهی تاسیس شرکت در دفتر ثبت شرکت ها می کند . کارت شناسایی متقاضیان را اخذ می کند و آن را با مشخصات مندرج در شرکتنامه تطبیق می دهد.از دیگر اقدامات مسئول دفتر ، احراز هویت متقاضیان ،اخذ امضا از متقاضیان در زیر ثبت در دفتر ، تصدیق متقاضیان تحت عنوان ثبت با سند برابر است ، تعیین شماره ثبت شرکت ، نوشتن شماره ی ثبت در اظهارنامه و شرکتنامه شرکت و اسناد مالکیت اموال متعلق به شرکت است که اسناد مالکیت به امضای رئیس اداره ثبت می رسد ، مسئول ثبت دفتر، تشکیل پرونده داده و در روی آن از لحاظ تکمیل امضاگواهی می کند،یک نسخه اساسنامه و شرکتنامه و اظهارنامه، تحویل موسسین می شود.در صورتی که سند مالکیت هم وجود داشته باشد، به مدیران تحویل می شود و نسخه دیگر اظهارنامه و اساسنامه و شرکتنامه و پیش نویس آگهی را که تشکیل پرونده شده، جهت تحریر به اتاق تایپ ارسال می شود.اقدام نهایی، تحریر و صدور آگهی تاسیس شرکت است که آخرین گام جهت ثبت یک شرکت تلقی می شود.
